3 a 6 meses antes de la EBV
 
Empiece a orar por la Escuelita Bíblica de Vacaciones.
Pida a Dios que prepare los corazones de los miembros de la iglesia, ayudantes y niños que asistirán

Escoja el formato que tendrá su Escuelita Bíblica de Vacaciones.
• ¿Será en la mañana, tarde o noche?
• ¿Será un programa de una semana, unos días o una vez a la semana por varias semanas?
• ¿Será el programa solo para niños o invitará a familias completas a asistir?
• ¿Será en la iglesia o en algún otro lugar?Escoja la fecha.

Antes de escoger la fecha, averigüe si hay otros programas de vacaciones en proyecto por otros ministerios en la iglesia o por la comunidad así podrá evitar cualquier conflicto.

Escoja un Director.
Si usted está leyendo esto y buscando ideas para la EBV, entonces será usted! El Director es responsable de planear, reclutar personal y supervisar todos los detalles para asegurar que todo el programa vaya saliendo bien. Sería de gran ayuda si puede reclutar a un Director de Personal. (Recuerde que una de las claves es "delegar") Decida el tema de la Escuelita Bíblica de Vacaciones

Fije un presupuesto.
Si ya ha fijado un tema o un programa para la EBV revise las lecciones y el material que necesitará. Escriba el costo de cada una de las cosas que usted necesitará, luego sume todo para tener un monto aproximado de lo que necesita. Algunas iglesias incluyen la Escuelita Bíblica de Vacaciones en el presupuesto anual. Si es así, averigue cuánto dinero hay disponible. Si su iglesia no tiene este gasto en su presupuesto anual, no se preocupe. Hay muchas maneras que usted fácilmente (y sin dolor) puede recaudar fondos para una EBV de calidad. Considere las siguientes ideas:

Empiece a recolectar decoraciones.
De acuerdo al tema, busque objetos que le sirvan para decorar y que produzcan una experiencia más real en los niños, no solo dibujos o carteles. Ejemplo, árboles de navidad artificiales para hacer un bosque, linternas, plantas, objetos de pescar, etc. Puede inclusive, decirles a los miembros de la congregación qué objetos está buscando para que ellos puedan tener sus ojos y oídos abiertos a decoraciones potenciales. Busque objetos inflables como animales, bolas de diferentes deportes, palmeras o árboles, etc. También colecte ropa que serviría para diferentes trajes. Títeres, animales de peluche, camisetas alusivas, dibujos y papeles de colores para las pizarras decorativas y mucho más.


2 a 3 meses antes de la EBV

Planee la publicidad. 
Decida cómo quiere promover la EBV en su iglesia y comunidad. Diseñe invitaciones, volantes, carteles y cualquier otra manera creativa que quiera usar para dar a conocer la actividad. Anuncie su EBV en la página de internet de la iglesia o haga su propio website.

Pida a la persona encargada de la página de internet de la iglesia que le ayude a hacer la página para la EBV o haga su propia página siguiendo las instrucciones de algún servidor de páginas o blogs. Anime a la inscripción de niños.

Proporcione diversas maneras para que las familias inscriban a los niños con anticipación. A través de la página de internet o con hojas de inscripción. También haga las aplicación para los voluntarios y maestros.

Empiece a reclutar a maestros o líderes.
De acuerdo a los puestos disponibles, haga listas con descripciones de lo que deben hacer.
Busque ideas que cautiven el corazón y la mente de los maestros para que tengan la misma visión y misión que la EBV. Prepare boletines informativos y algunas reuniones de preparación para los maestros

Unase a una red!
Encuentre otras iglesias o maestros que hayan hecho una EBV como la que usted quiere o que están por hacerla. Como aquí en MinisteriosInfantiles.org en donde puede compartir y leer comentarios de otros maestros, en donde todos juntos podemos tener una lluvia de ideas para las decoraciones, recolección de fondos y publicidad. Si se une con algunas otras iglesias de su comunidad que estén haciendo la Escuelita Bíblica de Vacaciones, podrían atraer a toda la comunidad trabajando unidos.

Haga un cálculo aproximado de asistencia. Dependiendo de la asistencia a la escuela dominical o a EBV de años anteriores, calcúle cuántos niños se esperan para la EBV. Luego considere cuántos maestros y voluntarios necesitará. Asegúrese de tener personal suficiente para los niños que se inscriban a último minuto.

Ordene los materiales.
Haga las órdenes en la librería o editorial para la compra de las guías o manuales para maestros y alumnos de la EVB. Si no compra todo el paquete introductorio en una librería, asegúrese de conseguir o hacer manuales para los maestros con el tema, las lecciones, versículos bíblicos, ideas para decorar las clases, dibujos para colorear, canciones y más . Nunca es demasiado temprano para planear y comprar el material.

Explore las facilidades de su iglesia. 
Mire cuántas aulas tiene disponible para la actividad, qué partes de la iglesias puede y cuáles no puede usar. Dependiendo a la cantidad de niños que espera, piense si debe usar la iglesia o si debe usar dos salones grandes de forma simultánea. Vea qué tan fácil está el acceso a la cocina, servicios sanitarios, lavamanos. Podría tener una clase en donde se mantienen las manualidades y a la que todos los grupos irían por turnos ha hacer sus manualidades, eso evitaría regueros y basura en todas las aulas.

Planee y fije la fecha para un entrenamiento de líderes o maestros.
Lea la hoja de descripción de responsabilidades y trabajos que cada maestro o líder debe hacer, asegúrese que cada uno entienda su importante rol en la EBV. Presente el horario de las actividades de un día. Dé una pequeña clase de cómo hacer la invitación para que los niños acepten a Jesús en sus corazones. Cante la canción lema, y presente algún pequeño drama que se vaya a presentar durante la EBV. Haga la reunión de entrenamiento lo más ameno y divertida posible para que sus maestros se emocionen tanto como usted y luego contagien a los niños también.

8 Semanas antes de la EBV

Empiece a reclutar voluntarios.
Los voluntarios pueden ser los hermanos y hermanas mayores, estudiantes de colegio o universidad, adolescentes, padres y abuelos. Ellos no son responsables de enseñar y no necesitan prepara nada. Solo necesitan amar al Señor y a los niños. Ellos ayudan a cuidar a los niños en las bancas, repartir el refrigerio, ayudar a repartir hojas, lápices, y cualquier material en la clase, etc.

Comience la publicidad.

Empiece a recolectar materiales.
Haga una lista de los materiales que necesita. Algunas partes no necesitan materiales extras pero otros sí, piense qué necesita para los refrigerios, manualidades, decoraciones. etc. Decida si usted vá a recolectar todo el material o cada maestro colectará el material que necesita. Póngase de acuerdo con los maestros de cómo usted manejará la recolección de materiales. para decidir quién se hará cargo de colectar los materiales si usted o cada maestro. Podría pedir a algunos miembros de la iglesia que donen algunas cosas como galletas o algo para el refrigerio u algunas otras cosas fáciles de conseguir como decoraciones.

Programe el horario de actividades.
El programa de la EBV dura aproximadamente 3 horas diariamente. Los cantos de inicio pueden durar 25 minutos y cada una de las otras actividades 20 minutos. Historia bíblica, Manualidad, Refrigerio, etc.

4 Semanas antes de la EBV

Reclute voluntarios adicionales.
Estos voluntarios ayudarán a acomodar los niños con la maestra correspondiente conforme llegan el primer día de la EVB, también ayudan con el transporte, y cuidando a los bebés de los maestros que necesitan ese servicio para colaborar como maestros.

Motive y emocione a la congregación acerca de algún proyecto misionero que tengan para la EBV.
Hay iglesias que recolectan dinero durante la EBV con fines misioneros, como enviar dinero a algún lugar para que compren cobijas para los niños, gallinas o bicicletas.

Continúe con la publicidad.
Puede llevar a algunos maestros y niños de la iglesia a repartir invitaciones en los alrededores de la iglesia.

Continúe inscribiendo niños.
Distribuya copias de inscripción en la escuela dominical para que los niños se las dén a algún amigo, compañero de escuela o familiar. Motive a los padres para que inscriban a sus hijos y a familiares con tiempo. Recuerde que tan pronto tenga los nombres y las edades de los niños puede empezar a hacer los grupos y saber la cantidad de material que necesitará. Todo esto hará que el primer día sea más manejable.

Recuerde a los maestros o líderes la reunión de entrenamiento.
Planee reunirse en una salón o aula grande en donde pueda colocar varias mesas con ideas, manuales o guías, dibujos y manualidades que se usarán en la EBV, además asegúrese de tener campo para hacer algunas de las actividades, juegos o canciones con mímica que se vayan a realizar durante la EBV. Antes del entrenamiento, acomode un televisor y una consola de DVDs, para presentar los videos que hicieron para la publicidad de la EBV, o los cantos con mímica para los niños pregrabados. Decore el salón usando algunas de las decoraciones del tema. También lleve listas de las clases y niños que le corresponden a cada maestro junto con lista de voluntarios.

Reúnase con cada uno de los maestros individualmente.
Es una buena idea tomar el tiempo para conversar con cada uno de los maestros. Invíte a un maestro a tomar un café, un helado o simplemente una pequeña caminata para hablar de las necesidades del maestro, qué dudas o preocupaciones tiene, y cualquier aspecto del programa que no esté claro. Esto no solo previene de malos entendidos y mala comunicación si no que también les hace ver qué tan importantes son en su colaboracíon con el ministerio infantil de la iglesia.

2 Semanas antes de la EBV

Revise las listas de los niños inscritos. 
Asegúrese de tener la cantidad necesaria y más de hojas para colorear, manualidades, hojas de historias bíblicas y lo que vayan a entregar a los niños. Tenga suficiente material adicional para las visitas de último minuto. Revise que tenga suficiente para los refrigerios. También asegúrese de tener suficientes maestros y ayudantes.

Revise la recolección de materiales.
Haga un último aviso o ponga una última lista de material que necesita en la iglesia. Colecte o compre los materiales que necesita.

Continúe con la publicidad.

Haga planes de apoyo en caso de algo inesperado.
¿Qué si llueve durante esa semana? Planee con anticipación cómo manejaría el programa en caso de mal tiempo. ¿Qué haría en caso de que algún maestro o voluntarios se retiran a último minuto? Informe a los maestros y líderes los procedimientos a seguir en caso de fuego o alguna otra emergencia.

1 semana antes de la EBV

Dedicación de personal de la EBV.
Presente a los maestros, líderes y voluntarios durante un culto en la iglesia. Luego el pastor y otros miembros de la iglesia orarán por ellos para que Dios use a estos trabajadores para tocar la vida de los niños con su amor durante la EBV.

Asigne los niños a los grupos y los maestros.
Usando las hojas de inscripción, asigne cada niño a al maestro que corresponde según la edad. Divida en grupos pequeños, si es posible, solo 5 o 6 niños por maestro. Aquí hay algunas otras guías para hacer los grupos:

Reúnase con los maestros o líderes denuevo.
Revise con los maestros o líderes que tengan todos los materiales que necesitan, responda cualquier pregunta que ellos tengan. Trabaje con ellos para solucionar detalles de último minuto.

Decida cuándo y en dónde se vá a sentar cada grupo y cada clase. 
 Es una buena idea tener bastante personal temprano el primer día de la EBV para saludar a los niños conforme van llegando y ayudarlos a inscribirse. Asegúrese que los voluntarios que están ayudando con las listas de niños tengan suficientes hojas y que todos los maestros tengan una identificación con su nombre.

Ayude a los maestros a decorar sus aulas.
Use decoraciones coloridas de acuerdo al tema. Recuérdeles tener una pizarra decorativa con los versículos para memorizar diariamente. Y no olvide tomar fotos.

Durante la EBV

Reúnase diariamente antes de la EBV con los maestros o líderes.
Cada día, antes de la EBV, reúnase con los maestros para orar unos minutos. Pregunte por cualquier necesidad o preocupación que tengan. Haga los anuncios o cambios de horario de último minuto y motive a los maestros para que tengan un día muy bueno. Haga una oración pidiéndo a Dios que bendiga ese día, proteja a cada uno y dé a los maestros y líderes sabiduría para hacer su trabajo con cada niño.

Inscriba a los niños nuevos.
Asegúrese de que tenga suficientes voluntarios para que inscriban los niños que llegan el primer día. (Este es un excelente día para usar a los voluntarios que no pueden ayudar el resto de la semana) Prepare un pequeño espacio en la entrada para las inscripciones, el resto de los niños que ya están inscritos son guiados hacia la maestra y el grupo que les corresponde.  

Reúnase diariamente con los maestros o líderes durante unos minutos después del programa.
Revise con su equipo de trabajo qué estuvo muy bien y qué podría mejorarse para los días siguientes. Esté listo para cambios en los horarios de actividades, aulas o procedimientos. Trabajen juntos para hacer los cambios necesarios y asegurar que todo marche sobre ruedas.

Dé los anuncios durante los cantos al inicio o durante la actividad final de cada día. 
Durante el curso del programa, usted puede necesitar cambiar horarios o aulas. También puede tener mensajes de objetos perdidos o encontrados que avisar a los niños. Aproveche algunos minutos para estos anuncios, no tome mucho tiempo.
 

Asista al tiempo de alabanza cada día.
La apertura y cierre de la actividad le darán una buena indicación de cómo esta aventura está funcionando. También proveen oportunidades para que los niños le vean y lo identifiquen como el director o directora del Ministerio Infantil. Al final de cada día, los encargados de los últimos cantos de la alabanza pueden llamarle para que usted haga la oración de despedida. Además de todo, el tiempo de los cantos es muy alegre y edificante.

Dé un vistazo en tantas clases como le sea posible. 
Muchos maestros no tienen ni idea de qué está sucediendo en las aulas. No se trata de ir a inspeccionar todo y hacer sentir a los maestros nerviosos. Lo importante es saber si los maestros están siguiendo las guías del programa.

Ayude a sus maestros a ser lo mejor que puedan ser. 
 Su presencia de ayuda, hará saber a sus maestros o líderes que no están solos. Este también es un buen momento para asegurarse que están siguiendo el programa para que se cumpla la misión y visión de la EBV. Recuerde que los maestros necesitan seguir las guías del líder porque cada clase juega un papel muy importante en la experiencia de aprendizaje de los niños.

Asegúrese de que todos los maestros y asistentes estén presentes cada día.
Haga arreglos para tener maestros substitutos si es necesario. Haga uso de toda persona disponible y si es necesario, sea usted maestro por un día. Asegúrese de que cada maestro y líder tenga suficiente material para sus actividades diariamente. Busque un lugar cerca en donde pueda ir a comprar cualquier material adicional de ser necesario.

Ayude con los problemas de disciplina.
Si tiene un programa lleno de divertidas actividades de aprendizaje basadas en la Biblia, los niños no tendrán tiempo para comportarse mal. Puede combinar los grupos con niños de diferentes edades, esto motiva a los niños a trabajar juntos en lugar de estar peleando, jugando o molestando y así los pequeños problemas pueden ser manejados por los maestros más fácilmente.

Mantenga un botiquín de Primeros Auxilios.
Mantenga una buena cantidad de vendas adhesivas y ungüento antibiótico para raspones o cortadas. Mantenga números de teléfonos de clínicas u hospitales locales. Mantenga fotocopias de las inscripciones de los niños, asegúrese de estar al tanto de cualquier tipo de alergia (al maní, fresas, cítricos, etc) o cualquier otro asunto de salud (asma, etc) Asegúrese de que los maestros también sepan de las alegrías o necesidades especiales que pueden tener algunos niños en el grupo.  

Mantenga un ojo en su equipo de trabajo.
Puede ser que vea que algunos maestros o líderes no están dando a basto con el trabajo con los niños porque el grupo creció mucho, asigne más asistentes o haga grupos más pequeños. O algunos asistentes no están colaborando tanto como se quisiera en algún puesto, talvéz trabajen mejor en otras funciones. Estar un paso adelante de cualquier situación harán que la EBV sea la mejor experiencia para cada niño. .

Prepare certificados de participación.
Diseñe, fotocopie y complete un certificado de participación para cada niño. No necesita ser nada muy complicado y caro. Media hoja en blanco o papel de construcción con el nombre de la Iglesia, Escuelita Bíblica de Vacaciones, la fecha, el nombre del niño y una calcomanía o un dibujo alusivo al tema, serán buena idea.

Envíe recuerdos a casa 
He escuchado decir muchas: “Mis hijos no pueden dejar de cantar esas canciones!” Planee proveer (o vender) un CD con las canciones lema y las que se cantaron en la EBV. Puede colocarlas en una mesa desde el primer día de la EBV.

Planee un culto familiar para la clausura.
Invite a los niños a traer a sus familias al culto de clausura.

Después de la EBV

Colecte los materiales que sobraron reusables.
Guarde el material que sobró en un lugar seguro para ser usado en futuras EBV, en la Escuela Dominical u otro evento del ministerio infantil. Si tiene materiales prestados como grabadoras, cubos o plantas devuélvalas a sus dueños.

Envié la ofrenda misionera que recolectaron diariamente con este fin.
Hay muchos programas con enfoque misionera para ayudar a comunidades marginadas . En Estados Unidos pueden encontrar la Operación Kid-to-Kid www.ok2k.org que envía cobijas y ositos de oración a Bolivia, libros a Africa, y más.

Deje las aulas decoradas para el próximo culto o servicio de la iglesia.
Si el énfasis de la EBV era de alcanzar nuevos niños, usted estará contento de ver niños regresar al siguiente culto. Y ellos se sentirán más cómodos regresando a un ambiente familiar. También los miembros de la iglesia pueden disfrutar de un día en un ambiente creativo de la EBV.

Dé seguimiento a los visitantes de la EBV.
Envíe tarjetas por correo o através de algún familiar a los niños. Motive a los maestros para que hagan contacto personal con los niños durante las siguientes dos semanas después de la EBV.

Dé el reporte de su programa.
En el siguiente culto o servicio en la iglesia, invite a algunos maestros y niños que asistieron a la EBV a compartir sus experiencias favoritas. Motive a los niños a presentar sus manualidades con versículos bíblicos. Inclusive invite a todos a cantar una o dos canciones. Cuando otros vean qué tan divertido es la Escuelita Bíblica de Vacaciones, el próximo año será más fácil reclutar nuevos ayudantes. Es más, algunos pueden estar inscribiéndose desde ya para el próximo año.  

Reúnase con todos los maestros y equipo de trabajo para evaluar el programa. 
Celebre la mejor EBV que hayan tenido! Escriba notas de buenas ideas que podrían usarse para el programa del próximo año. Hablen de cualquier problema que surgió y cómo lo resolvieron. Hagan una lluvia de ideas de cómo evitar problemas similares en el futuro. Tome notas de cómo adaptar la experiencia de la EBV a la iglesia. Mantenga un registro con los nombres de los maestros, líderes, voluntarios, etc que estén interesados en colaborar de nuevo el año siguiente. Haga una hoja de evaluación de la EBV para que cada uno lo llene.

Agradezca a todo su equipo de trabajo por el gran esfuerzo que hicieron.
Compre algunas sorpresas divertidas y de bajo costo para darles. Podría regalar algunos globos, flores o repostería para mostrar su aprecio. Haga su propia evaluación.

Llene su propia evaluación.
Esto le ayudará a planear para el futuro